Het is weer tijd om een jaarplanning te maken. Vooral als je alles uit je inzet wilt halen. Dan plan je vooruit. Om zoveel mogelijk fondsen te werven. Zodat het project kan starten, groeien of afgerond worden. Bas van Breemen van Beter fondsenwerven weet er alles van. We kennen hem van het webinar vorig jaar over 9 veel gemaakte fouten bij fondsenwerving. In dit blog geeft hij een geheime tip: herhalen en niet weer opnieuw uitvinden.
Geheime jaarplan tip om tijd te besparen en meer geld op te halen
Elk jaar weer zie je er tegenop. Een nieuw jaarplan maken. Het kost veel tijd. En je gewone werk gaat natuurlijk gewoon door.
- Welke projecten gaan we dit jaar allemaal doen en moeten we delen?
- Hoe vaak ga ik communiceren?
- Wat voor respons en opbrengsten moet ik in mijn plan zetten?
Daarom deze tip. Het maakt het maken van je plan makkelijker. En het bespaart je volgend jaar veel tijd. En toch haal je meer op.
Dat klinkt goed toch?
Het begint allemaal met je het volgende afvragen:
“Wat heeft goed voor ons gewerkt (respons en donaties), en kan ik met zo weinig mogelijk inspanning weer gebruiken?”
Want dat is wat slimme fondsenwervers doen om beter fondsen te werven:
- Hun Kerstcampagne van dit jaar ziet er bijna precies hetzelfde uit als de succesvolle campagne van vorig jaar.
- Het telemarketingscript van dit jaar volg precies dezelfde opbouw als het succesvolle script van vorig jaar.
- De ‘september’ campagne (direct mail en email) gebruikt precies hetzelfde aanbod en dezelfde tekst als de succesvolle campagne van vorig jaar. We veranderen alleen het verhaal.
Als je zo naar je campagnes en je jaarplan gaat kijken, krijg jij meer tijd en lucht. En krijgt de organisatie meer donaties.
Een aantal positieve dingen gebeuren:
- Je geeft de donateur wat zij belangrijk vindt, niet wat jij wilt vertellen.
“Alles wat je doet is belangrijk, maar niet alles is belangrijk voor je donateur.” – Jeff Brooks
- Je bespaart een hoop tijd. Het is veel makkelijker om een succesvolle campagne van vorig jaar up to date te maken, dan elke keer opnieuw het wiel uit te vinden.
- Je haalt meer geld binnen. Je kijkt naar het verleden wat heeft gewerkt en wat niet. En je gaat meer doen van wat werkt.
- Je kunt meer vertrouwen op het resultaat. Deze campagnes hebben bewezen succes en een nieuw onderwerp is altijd onzeker.
Maar de meeste organisaties die ik ken benaderen elk onderdeel van de fondsenwerving als een nieuwe uitdaging. Ze gaan ervan uit dat de campagne van dit jaar anders moet zijn dan vorig jaar. Want de donateur herkent deze campagne en heeft er al aan gegeven. Ze gaan ervan uit dat ze hun donateurs moeten laten zien wat ze allemaal nog meer doen (of de projectafdeling eist dit van de fondsenwervers)
Als iets vorig jaar (of vorige maand!) werkte, wordt aangenomen dat het niet meer zal werken. Omdat de donateurs daar moe van worden. Ze willen zelf niet nog een keer dezelfde campagne doen omdat ze het zelf niet leuk
vinden om iets te herhalen.
Op basis van deze veronderstellingen vinden ze elke keer het wiel uit. Dit kost veel tijd en brengt veel onzekerheid met zich mee.
Ik heb het in mijn 20 jaar nog nooit meegemaakt dat een donateur contact met je opneemt en zegt: “Hé! Waarom stuur je mij precies dezelfde brief/e-mail als die je mij 8 en half maanden geleden hebt gestuurd!”
Het gebeurt gewoon niet.
Sterker nog. Ik heb klanten die al meer dan 10 jaar in januari dezelfde basismailing gebruiken en elk jaar kunnen vertrouwen op ongeveer dezelfde inkomsten.
Ik weet dat jouw tijd schaars is. En je elke euro kunt gebruiken om de wereld een beter plek te maken. Dus waarom kies je dan voor om veel tijd te verspillen als het goud al in handen hebt?
Succesvolle organisaties kiezen voor de slimmere aanpak.
Ik werkt voor veel succesvolle organisaties die 8 tot 10 keer per jaar een oproep doen aan hun donateurs. De meeste van die campagnes zijn succesvolle campagnes uit het verleden, die bijgewerkt en geüpdatete zijn. Dat geldt voor direct mail en voor e-mail.
Een paar campagnes zijn testen om te kijken of we kunnen verbeteren. Dus in plaats van voor elke campagne iets nieuws te verzinnen, heb je de meeste campagnes voor volgend jaar al voor het grootste gedeelte klaarliggen.
Bedenk eens hoeveel tijd je dit bespaart!
Deze strategie heeft nog 1 heel groot voordeel: het maakt je inkomsten voor volgend jaar veel voorspelbaarder.
Stel dat je een succesvolle campagne hebt in september die vorig jaar € 5.000 opbracht. Als je deze strategie volgt, en deze campagne volgend jaar in september herhaalt, kun je weer rekenen op ongeveer 5.000.
Maar als je in september een heel nieuw onderwerp en een hele nieuwe campagne verzint, kun je misschien rekenen op 1o.000, maar het kan ook € 2.500 zijn.
Wat heb je liever?
Ik heb 20 jaar ervaring in dit vak en ik weet dat als donateurs aan iets willen geven, ze daar opnieuw aan willen geven. Dit is belangrijk voor ze. En je weet dat je donateurs het leuk vinden, omdat je resultaat goed was.
Dus al jij aan je jaarplan werkt, ga dan op zoek naar campagnes die in het verleden succesvol waren. En gebruik die als basis voor je jaarplan. Je succesvolle campagnes zijn je goud. Ze vertellen je wat je donateur belangrijk vindt.
Veel plezier in dit mooie ambacht. De wereld heeft je nodig.
Bas van Breemen
[Beter fondsenwerven]
Wil je meer weten over het bouwen van een succesvol jaarplan? Op 13 februari organiseert Bas een webinar Meer succes in 2024 met een beter jaarplan. In anderhalf uur leer je dan om een succesvoller jaarplan te maken voor meer donaties in minder tijd.
Het webinar is heel praktisch, want op het eind heb jij je jaarschema af. Aan dit webinar zijn kosten verbonden. Ga naar: beterfondsenwerven.nl/webinar-jaarplan-fondsenwerving/