Ontving jullie stichting deze week ook een bericht van de Kamer van Koophandel? Stichting GESP wel. Een brief met het dringend advies om binnen 6 weken UBO’s in te schrijven in het UBO-register. UBO’s zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een organisatie en volgens Europese regelgeving moeten UBO’s geregistreerd worden. De brief van KvK zegt graag te helpen om de UBO-opgave zo makkelijk mogelijk te maken. Het doorlezen is wel even dóór lezen, want veel is niet van toepassing op Partinleden. Yvonne van Driel maakt het jullie nog makkelijker.

Wat is een UBO en wat is het UBO-register?

Het UBO-register komt voort uit Europese regelgeving en wil bijdragen aan het voorkomen van fraude, terrorismefinanciering of het witwassen. Het UBO-register maakt de UBO’s inzichtelijk. Sommige gegevens van UBO’s in het UBO-register zijn openbaar en sommige zijn niet openbaar. In Nederland wordt het UBO-Register beheerd door het Handelsregister van KvK.

UBO’s (Ultimate Beneficial Owners, oftewel uiteindelijk belanghebbenden) zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een organisatie. Dit zijn bijvoorbeeld mensen met meer dan 25% van de aandelen in een bv. Of mensen die meer dan 25% eigendomsbelang hebben in een vof, of meer dan 25% stemrecht bij een statutenwijziging van een stichting. Een organisatie kan 1 of meer UBO’s hebben.

De brief benadrukt – en zo wordt het ook duidelijk op de site – dat een goede voorbereiding onontbeerlijk is. Eenmaal begonnen met de registratie en iets vergeten? De al ingevulde gegevens worden niet automatisch opgeslagen en je zult dan weer van voren af aan moeten beginnen (trouwens ook als je te lang treuzelt, ben je alles kwijt). En dat wil je niet, dus goed voorbereiden is essentieel. Ook op de site van KvK is er een handige module die je alles nog eens laat nalopen.

Wie zijn jullie UBO’s?
De voorbereiding bestaat uit drie onderdelen. Allereerst is het van belang te bepalen wat voor jullie stichting van toepassing is. In de meeste gevallen zal een stichting met een ANBI-status alleen alle hoger leidinggevenden moeten inschrijven. Dit zijn alle mensen die als statutair bestuurder van jullie organisatie in het Handelsregister ingeschreven staan. Je schrijft ze dan niet in op basis van een belang, maar omdat ze de functie van bestuurder hebben.

Je wordt met ja/nee-vragen door het gehele formulier geleid om te weten wat van toepassing is op jullie stichting. Bij alle vragen moet je eerst nee antwoorden, die zijn namelijk niet van toepassing (ook al lijkt dat soms wel). Daarna kom je vanzelf bij de juiste categorie voor stichtingen uit. Bij een ANBI zijn natuurlijk alle bestuurders evenredig vertegenwoordigd (tenzij anders statutair vastgelegd).

Welke documenten zijn nodig?
Ten tweede moeten de benodigde documenten bij elkaar gezocht worden. In het geval van inschrijving van hoger leidinggevenden, zoals bij de meeste stichtingen met een ANBI, zijn geen extra documenten waaruit het belang blijkt nodig. Bestuursleden zijn al als statutair bestuurder bij KvK bekend. Wel zijn de volgende gegevens nodig:

  • voornamen en achternaam
  • daarnaast, bij UBO’s die in Nederland wonen:
    o BSN
  • daarnaast, bij UBO’s die in het buitenland wonen:
    o geboortedatum, geboorteland en geboorteplaats
    o TIN (Tax Identification Number) en land van uitgifte, als de UBO een TIN heeft
    o nationaliteit
    o woonadres

Ook bij wijzigen in het UBO-register zijn deze gegevens zijn nodig. Daarnaast is van elk bestuurslid een kopie van een geldig identiteitsbewijs nodig. Daaraan zijn een aantal voorwaarden verbonden. Een geldig identiteitsbewijs is een paspoort, identiteitskaart, Nederlands rijbewijs of vreemdelingendocument. Dit bewijs mag niet verlopen zijn. Maak een kopie (voor- en achterkant) in kleur en op ware grootte. Het BSN moet duidelijk te zien zijn, maar de foto en handtekening mogen afgeplakt zijn. Heeft de UBO de Nederlandse en een andere nationaliteit, dan moet het Nederlands identiteitsbewijs gebruikt worden. Maak van alle documenten een kopie of print het. Online invullen kan alleen met bestanden pdf.

Wie doet de opgave?
Als laatste moet bekeken worden wie de UBO-opgave mag doen. De personen die namens jullie stichting wijzigingen in het Handelsregister mogen doorgeven, zijn tekenbevoegd voor de UBO-opgave. Dit zijn bijvoorbeeld alle bestuurders, maar een persoon hoeft de opgave maar te verzorgen. De benodigde gegevens van deze persoon als tekenbevoegde zijn:

  • voornamen en achternaam
  • BSN (als de tekenbevoegde een BSN heeft)
  • e-mailadres
  • telefoonnummer

Bij het online versturen van de opgave komt daarbij DigiD en rekening op je naam bij; bij per post versturen moet een kopie van je geldige identiteitsbewijs bijgevoegd worden. Bovendien wordt, om de identiteit van de tekenbevoegde te controleren, gevraagd om 1 cent over te maken (vandaar die rekening op je naam). De 1 cent-betaling is, naast het inloggen met DigiD, belangrijk voor de betrouwbaarheid van het UBO-register.

Kortom: Bepaal in jullie volgende bestuursvergadering wie de taak van tekenbevoegde op zich neemt, vraag aan alle bestuursleden om een kopie van paspoort (met alle voorwaarden) en noteer de benodigde gegevens. Overigens moeten UBO’s  uiterlijk 27 maart 2022 geregistreerd zijn. Succes met invullen.

Meer informatie/opgave doen: KvK

 

Yvonne van Driel adviseert particuliere initiatieven en is momenteel verantwoordelijk voor de communicatiestrategie bij Partin. Zij heeft vele jaren ervaring als organisatieadviseur binnen internationale samenwerking in binnen- en buitenland. Ook is zij bestuurslid van Mama & Me Uganda en Stichting GESP.

Dit artikel kwam tot stand met input van Monique Derrez (Dutch Tanzania Foundation) en Trudeke Vuijk (Partin).