Dat het een gemiste kans is om geen contact te hebben met de Nederlandse ambassade in jullie projectlanden werd al snel duidelijk in het webinar ‘Haal meer uit de samenwerking met ambassades’. Daarin ging Joost Verwilghen (Partin) op 21 maart in gesprek met Pascalle Grotenhuis. Zij werkt al meer dan 20 jaar bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken en was onder meer ambassadeur in Mozambique. Haar enthousiasme raakte de deelnemers. Of zoals een deelnemer het verwoordde: “Het opent mijn wereld.”

Tekst: Yvonne van Driel | Partin

Samenwerken met ambassades begint met elkaar kennen

“Het is een gemiste kans. Maar we moeten elkaar wel kennen. De ambassades moeten weten dat jullie er zijn.” Dat antwoordde Pascalle Grotenhuis op de vraag die Joost Verwilghen in het begin van het webinar over samenwerking met ambassades stelde: Is het terecht dat goede doelen niet of nauwelijks samenwerken met de Nederlandse ambassade in hun projectland of is dat een gemiste kans? Het ‘elkaar kennen’ kwam in dit interactieve webinar telkens terug.

En dat initiatief om elkaar te leren kennen zal van ons moeten komen. Wij moeten laten weten dat we er zijn. Maar hoe doe je dat? Hoe maak je contact met de ambassade? En wat kan een ambassades voor onze projecten betekenen?

Nederland is vertegenwoordigd in de wereld
In elk land is een Nederlandse vertegenwoordiging aanwezig. In een land waar geen ambassade is, is een consulaat. Ook in dat geval blijft een ambassadeur verantwoordelijk. In die landen wordt de ambassadeur gerepresenteerd door een consulaat-generaal. Ook zijn er honorair consuls. Dat zijn personen die gevraagd worden namens Nederland samen te werken met Nederlanders in het land of de regio.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken onderhoudt contact met alle ambassades in het buitenland. Op het ministerie zijn landenmedewerkers die nauw in contact staan met de betreffende ambassadeurs. Ook onderhoudt het ministerie contact met buitenlandse ambassades in Nederland. Sommige ambassades resideren in België.

De focus van een Nederlandse ambassade in een bepaald land kan op verschillende gebieden liggen. Denk aan ontwikkelingssamenwerking, handel en/of diplomatie. De ambassade heeft regelmatig contact met verschillende ministeries van het land.

Er zijn dus genoeg personen en factoren als aanknopingspunten voor samenwerking met ambassades.

Dit kan de ambassade voor jouw initiatief doen
De ambassade informeert. Informatie over mogelijke obstakels. Over nieuwe of aangepast wetgevingen. Over nieuwe tendensen. Belangrijk is wel dat de ambassade weet dat jullie er zijn en zij horen ook graag waar jij als organisatie tegen aanloopt. Niet dat alle obstakels weggenomen kunnen worden, maar het kan wel meegenomen worden.

En communiceert. Er lijkt een afstand tussen de ambassade en jullie initiatieven, maar allebei zeten zich in om de wereld mooier te maken. De ambassade weet dat jullie in het land actief zijn. En dat jullie werk belangrijk is voor draagvlak voor internationale samenwerking in Nederland. Als de ambassade over jullie mooie werk kan communiceren, doen ze dat graag.

In sommige gevallen zal de ambassadeur ook jullie projecten en partnerorganisaties bezoeken. Of zij sluiten zich aan bij een (online) bijeenkomst van een landenplatform of een landendag.

Hoewel het AVG-gevoelig ligt dat gegevens van bijvoorbeeld Nederlandse bedrijven gedeeld worden, kan wel bepaalde informatie doorgezet worden. Ook dat kan de ambassade voor jullie betekenen.

En dan zijn er natuurlijk nog de fondsen.

Weet welke fondsen aangeboden worden
Het aanbod van financiering en fondsen is per land en ambassade verschillend. “We doen waar Nederland goed in is,” zegt Pascalle. De focus ligt daarom op water, voedselzekerheid en seksuele rechten en reproductieve gezondheid. Om dat beleid uit te voeren zijn er zogenaamde partnerschappen. Meestal met grotere NGO’s. En daar zijn fondsen voor beschikbaar.

Maar er zijn ook fondsen voor kleine organisaties. Deze projecten moeten dan wel aansluiten bij de drie thema’s. Maar neem contact op met ambassade en kijk welke fondsen er zijn. Soms weten zij wel waar je wel terecht kunt. Gebruik hun netwerk.

Zo kom je in contact met de ambassade
Allereerst vraagt een ambassadeur zich af hoe zij de toegankelijkheid kunnen verbeteren. Want de ambassadeur vertegenwoordigt ook ons. Maar dan moet hij of zij wel weten dat we er zijn.

  • Stuur een e-mail. Geef aan wie je bent en wat je in het land doet en vraag of je een keer langs mag komen.
  • Ga langs. Kirsten Giethoorn (Friendship Foundation) gaat regelmatig op de thee bij de ambassade in Sri Lanka. Haar aanspreekpartner is een medewerker. De ideale persoon om geïntroduceerd te worden bij een nieuwe ambassadeur. Meld je wel van tevoren aan. Ook goed om je online aan te melden als je naar je projectland gaat. Bij calamiteiten weet de ambassade dat je er bent.
  • Bezoek netwerkbijeenkomsten. Bijvoorbeeld tijdens Koningsdag. Ook hier geldt: meld je wel aan. Anders kun je niet uitgenodigd worden
  • Is de ambassadeur op bezoek in je projectgebied, laat weten dat je er bent. En nodig de ambassadedelegatie uit. Ook je projectpartner kan in dat geval contact opnemen. Wel moet dan natuurlijk de link met de Nederlandse organisatie duidelijk zijn.
  • Laat van je horen tijdens handelsmissies of officiële staatsbezoeken.

En nodig de ambassade uit als jouw project iets te vieren heeft. Of voor een landendag. Daar leer je van elkaar. En dat geeft inspiratie en mogelijk aanknopingspunten voor verdere samenwerking.

Natuurlijk kan het zijn dat de ambassade nee zegt of niet op je verzoek in kan gaan. Maar als je niets van je laat horen, dan kunnen ze helemaal niet reageren.

Voordat je contact opneemt, kun je op de website van de ambassade meer informatie vinden. Naast de meerjarenstrategieën (waar ligt de focus?) en de jaarplannen, is daar ook het e-mailadres te vinden.

Handige links

Geënthousiasmeerd aan de slag
Dat er behoefte was aan contact met de ambassade, bleek al snel. Sommige gaven aan inhoudelijk ondersteuning te willen. Andere waren op zoek naar fondsen. En weer andere waren blij verrast dat er zoveel mogelijkheden waren.

“Wij werken al 15 jaar in Ghana. Ik heb er nooit aan gedacht om contact op te nemen met de ambassade,” reageerde Femke Joy Huibers-Saffrie (Trust in Unity) verrast. Ook Claartje de Rooij (Project Lala Salama) zei dat het nooit in haar opgekomen was. Enthousiast voegt ze toe: “Het opent mijn wereld.”

Ze gaan dan ook zeker contact met de ambassade zoeken. Pascalle zegt toe te ‘bemiddelen’ waar zij kan. Pak die kans.

Foto: Jcornelius | wikimedia

Dit is een samenvatting van het webinar ‘Haal meer uit samenwerking met ambassades’. Dit werd georganiseerd op 21 maart 2023 door Partin in samenwerking met het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Met dank aan Pascalle Grotenhuis. 

Partin organiseert regelmatig webinars en (online)bijeenkomsten voor en door particuliere initiatieven. Heb jij een idee of wil je over een bepaald onderwerp meer weten? Schrijf dan naar secretariaat@partin.nl.