‘Er is nog maar een waarheid.’ Dat meent een collega van Aukje de Boer over het projectmanagementsysteem dat ImpactID ontwikkelde. Want alles overzichtelijk bij elkaar hebben, voorkomt versnippering en zorgt ervoor dat niks vergeten wordt. En zowel jij als je projectpartner kunnen in het systeem werken. Dat bespaart tijd en energie door minder e-mails over en weer. En het verhoogt de transparantie. Allemaal voordelen. Voordelen die werden bevestigd door Kim van der Molen van World Servants, die al jaren met het systeem werken. Hieronder de voordelen op een rijtje. Of kijk het webinar Projectmanagement dat verschil maakt terug. En als klapper: als Partin-lid krijg je korting.
Aan de hand van een aantal vragen, ging Jonathan Maskikit (ImpactID) in gesprek met Kim en Aukje. Het drietal vertelde enthousiast over de vele voordelen van het hebben van een projectmanagementsysteem. En waar je bovenal op moet letten als je nadenkt over de aanschaf daarvan. Dat zijn waardevolle tips.
Wat levert een projectmanagementtool op?
- Meerdere mensen (vrijwilligers en betaalde krachten) kunnen eraan werken. Ook over grenzen heen. Daardoor hoeven er minder e-mails en andere documenten gedeeld te worden. En dat scheelt tijd.
- Gedeelde verantwoordelijkheid voor project. Iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. Makkelijker monitoren en dus makkelijke zien wat nog moet gebeuren.
- Duidelijkheid in de te nemen stappen. Snel schakelen met je partnerorganisatie. Dit is trouwens geen vervanging van projectbezoeken, want die blijven belangrijk.
- Overzicht van status project op een plek . Een collega van Aukje noemde dat: “er is nog maar een waarheid”. Dus niet meer versnippert.
- Overzicht van projecten over meerdere jaren. Dat kan ‘het wiel weer moeten uitvinden’ verminderen.
- Het brengt verschillende informatiestromen samen. Duidelijk zicht op input van verschillende donors. Je kunt makkelijk verschillende data aan elkaar koppelen. Zoals uitgaven en resultaten.
- Transparante boekhouding. Snel inzicht over uitgaven in vergelijking met begroting.
- Impactverhalen. En snel overzicht van resultaten en impact. Het laat zien wat bereikt is.
- Snelle verslaglegging. Met nuance voor de verschillende donors.
- Makkelijk verhalen delen met achterban. Achterban als betrokkenen, donoren en fondsen. Het is zelfs mogelijk om verslagen direct te publiceren op je website. Met één druk op de knop.
Waar moet ik aan denken als ik een projectmanagementsysteem wil aanschaffen?
Net als bij elke andere tool, is het belangrijk om eerst na te gaan waarom en hoe je de tool wilt inzetten. En of de kosten opwegen tegen de baten. Stel je daarom de volgende vragen:
- Welke informatie heb ik nodig?
- Voor welk probleem zoek ik een oplossing?
Maar ook:
- Bedenk wie er mee moeten werken?
- Hebben alle betrokkenen toegang tot goed internet?
Dus bespreek van te voren met je partnerorganisaties over het managementsysteem. Kijk of ze voldoende capaciteiten hebben om input te leveren. In niet alle landen is goed internet voor handen en niet iedereen is evenveel digitaal vaardig. Bovendien kunnen in bepaalde landen een bepaalde vorm van verantwoording gevraagd worden. Deze kunnen niet altijd overeenkomen met wat jij in Nederland aan je achterban wilt laten zien.
Wat biedt ImpactID?
ImpactID ontwikkelde ProjectConnect. Dat is een managementtool speciaal voor non-profits. Groot en klein. Voor kleine goede doelen geldt het laagste tarief. Dat zijn non-profits met een jaarlijkse omzet tot € 100.000. Ben je lid van Partin, dan heb je de eerste 6 maanden gratis. Neem contact op met Jonathan en hij legt het je allemaal uit. Mail hem naar jonathan@impactid.nl.
De collega’s van ImpactID begeleiden jullie bij het stellen van de juiste vragen over wel of niet en/of welk systeem het meest werkbaar lijkt voor jouw project. Voor jouw organisatie. Aanpassingen voor specifieke wensen zijn mogelijk.
Ga je in zee met ImpactID dan wordt jij, je medebestuursleden en eventueel jouw projectteam in twee dagen fit gemaakt hoe het systeem werkt. Daarna staan ze standby voor alle vragen die je erover hebt. Meer informatie vind je op hun website.
Ben je nog geen lid van Partin? Meld je direct aan via partin.nl/registreren-nieuwe-gebruikers/ of bekijk eerst alle andere voordelen: partin.nl/overzicht-voor-leden/voordeel-voor-leden/ (en meld je dan aan)!
Hoe kan ik het webinar terugkijken?
Heel simpel. Klik hieronder op de afbeelding. Of klik hier.
Het webinar werd door Partin in samenwerking met ImpactID op 20 maart 2025 georganiseerd. Partin organiseert regelmatig webinars en (online)bijeenkomsten voor en door particuliere initiatieven. Heb jij een idee of wil je over een bepaald onderwerp meer weten? Schrijf dan naar secretariaat@partin.nl.